Fakturowanie klientów jeszcze nigdy nie było tak proste

Chcesz dostarczać zestawienia klientom zaraz po zakończeniu miesiąca? Wejść na następny poziom organizacji Twojej kancelarii i zwiększyć przychód ze sprzedaży nawet o 30% – i to bez pozyskiwania nowych klientów?

Każdy pracownik małej lub średniej kancelarii wie, ile czasu pochłaniają sprawy administracyjne w kancelarii i jak bardzo przeszkadzają w prowadzeniu spraw klientów.

Lata praktyki – i frustracji związanej z fakturowaniem klientów – pozwoliły mi znaleźć prosty sposób na:

  • fakturowanie klientów już do 5. dnia następnego miesiąca;
  • zwiększenie o 30% przychodu ze sprzedaży usług prawnych bez pozyskania nowych klientów;
  • oszczędność średnio 5 godzin pracy miesięcznie na przygotowanie zestawień czynności (zestawienia czynności dla klientów generowane już w 15 minut).

Chcesz – tak jak ja – oszczędzać? Zainstaluj system do automatycznego generowania zestawień czynności „Timesheety”, a już w pierwszym miesiącu od wdrożenia zaczniesz oszczędzać Twój czas i Twoje pieniądze.

Moja historia, czyli jak administracja w kancelarii pożerała mój czas

O tym, jak ważne w pracy każdej kancelarii jest uporządkowanie administracyjnych procesów, nie trzeba nikogo przekonywać.

Dla mnie wśród wszystkich spraw administracyjnych zawsze najbardziej frustrujące było tworzenie co miesiąc zestawień czynności dla klientów. W dużych kancelariach wprowadzane są motywatory, np. dodatkowe premie dla prawników notujących zadania na bieżąco. Natomiast w małych i średnich kancelariach najpopularniejszym systemem jest ręczne uzupełnianie zestawienia w Excelu na podstawie e-maili z poprzedniego miesiąca.

Pamiętam, że zawsze pod koniec miesiąca – lub raczej 13. dnia kolejnego miesiąca, kiedy klienci dopytywali o fakturę i zestawienie spraw – siadałem do e-maila i uzupełniałem Excela (frustrujące). Następnie ruszałem w pościg za pracownikami (frustrujące do kwadratu).

Ile czasu i pieniędzy na tym traciłem? Według moich wyliczeń miesięczny przychód mojej kancelarii był mniejszy o około 30%.

Dlaczego tak się działo?

Jedna z psychologicznych teorii mówi: praca już wykonana jest mniej warta niż praca, którą masz wykonać. Dlatego uzupełniając zestawienie na podstawie wysłanych e-maili, sami zaniżamy sobie czas pracy nad poszczególnym zadaniem. Potem jeszcze często udzielamy rabatu liczonego od tej niższej kwoty.

Oprócz tego czas – nasz i naszego zespołu. Czas,  który można było efektywniej spożytkować na generowanie przychodu lub odpoczynek.

No i to irytujące poczucie, że pracujesz 24/7, a fakturujesz, jakbyś pracował 5 godzin dziennie.

Chcesz to zmienić? Naostrz piłę!

Wyobraź sobie, że natknąłeś się w lesie na kogoś, kto gorączkowo ścina drzewo. – Co robisz? – pytasz. – Nie widzisz? – odpowiada ze zniecierpliwieniem. – Ścinam to drzewo. – Wyglądasz na wykończonego! – wykrzykujesz. – Długo już to robisz? – Ponad pięć godzin – odpowiada. – I jestem skonany! To ciężka praca. – Może zrób małą przerwę i naostrz piłę? – proponujesz. – Z pewnością poszłoby wtedy szybciej. – Nie mam czasu na ostrzenie piły – odpowiada mężczyzna stanowczo. – Ścinam drzewo.

Stephen R. Covay, „7 nawyków skutecznego działania”

Uwielbiam ten fragment. Doskonale ilustruje siłę, która pcha mnie ku znajdowaniu rozwiązań automatyzujących wykonywaną pracę. Ja już taki znalazłem.

Tylko dzięki nowej formie zapisu zadań już w pierwszym miesiącu wygenerowaliśmy przychody o 34% wyższe niż wcześniej bez pozyskania dodatkowych klientów.

Z systemu do automatycznego generowania zestawień, który dziś Ci proponuję, obecnie w naszej kancelarii:

  • generujemy zestawienia czynności dla klientów w 15 minut
  • fakturujemy klientów do 5. dnia roboczego następnego miesiąca
  • zwiększyliśmy miesięczne przychody o około 30%

Nasz sposób to:

Timesheety generowane z Outlooka

Czyli:

  • rozwiązanie oparte na środowisku MS Office
  • bieżące zapisywanie zadań w Outlooku
  • wdrożenie bez konsultantów
  • wdrożenie bez ryzyka udostępnienia informacji osobom trzecim
  • wdrożenie bez konieczności zawierania umów o zachowaniu tajemnicy lub powierzeniu przetwarzania danych
  • po prostu oszczędność czasu i pieniędzy

 Jak to właściwie działa?

 Raz wydana kwota na produkt to moc korzyści, które poczujesz już w pierwszym miesiącu od wdrożenia.

System automatycznego generowania zestawienia czynności dla klientów zwiększasz zaufanie klientów, bo weryfikują zestawienia na gorąco (mając realną szansę je zweryfikować)

Jednolity layout zestawień → umożliwia łatwiejszą analizę

Temat zadań często tożsamy z tematem e-mail wysłanym przez klienta  dopasowanie do słów klienta

Standaryzacja opisów czynności i nazw klientów  łatwiejsza analiza

Minimalizacja pracy potrzebnej do przygotowania zestawienia → oszczędność czasu

Łatwe, krótkie i bezproblemowe wdrożenie zakotwiczone w znanej Tobie rodzinie programów Microsoft Office  oszczędność czasu i pieniędzy

Dane przechowywane na komputerach kancelarii, a nie w chmurze → bezpieczeństwo przetwarzania danych

Zadania uzupełniane są „przy okazji” wykonywanej pracy → oszczędność pieniędzy

Uporządkowanie pracy z otrzymanymi e-mailami (metoda zero inbox)  zarządzanie czasem

Elektroniczna lista zadań → zarządzanie czasem

Automatyczna priorytetyzacja zadań → zarządzanie czasem

Osobny folder w skrzynce odbiorczej dla e-maili przekazanych do wykonania pracownikom → wsparcie zarządzania zespołem

Wymagania sprzętowe:

  1. Outlook 2010 lub nowszy
  2. Windows 7 lub nowszy
  3. CodeTwo Outlook Export (darmowy program od CodeTwo).
  4. Fakultatywnie CodeTwoPublicFolders – dodatkowo płatny zgodnie z cennikiem producenta
  5. 2 godziny, aby ustawić sobie Outlooka zgodnie z metodologią

Kupując Timesheety, otrzymujesz w pakiecie:

Plik Excel (wraz z makro) do przygotowania zestawienia czynności dla poszczególnych klientów wraz z niewyłączną, nieograniczoną w czasie i nieprzenaszalną licencją dla kancelarii

Aktualną metodologię pracy w Outlook – dla zarządzającego kancelarią (plik PDF, 25 stron z printscreenami, jak ustawić i jak pracować w Outlooku)

Aktualną metodologię pracy w Outlook –  dla pracowników kancelarii (plik PDF, 23 stron z printscreenami, jak ustawić i jak pracować w Outlooku)

Roczny „Maintentance” tzn. aktualizacje pliku Excel (wraz z makrem) oraz aktualizacje metodologii pracy w Outlooku wydane w ciągu 12 miesięcy od momentu zakupu

Instrukcje i stale dostępną pomoc (numer kontaktowy; e-mail; możliwość połączenia się przez pulpit zdalny).

System w liczbach

  • 0% tyle wynosi Twoje ryzyko, bo dostajesz
  • 90 dni gwarancji zwrotu 100 % wpłaconych środków
  • 899PLN (w tym 23% VAT) – jednorazowy koszt, który ponosisz
  • + 30 % – przewidywany wzrost przychodu kancelarii
  • Nieoceniona poprawa relacji biznesowych z klientem

TO PROSTE.

Jak kupić Timesheety?

Długo się zastanawiałem, ile Timesheety– automat do generowania zestawień oraz metodologia efektywnego wykorzystania Outlooka – może kosztować na rynku? Najpierw pomyślałem, że fair ceną będzie kwota 3.000 PLN. Kiedyś wyliczyłem, że taką kwotę dodatkowego dochodu kancelarii wygenerowałem w pierwszym miesiącu korzystania z nowego systemu przygotowywania zestawień czynności. 

Przy takiej cenie rozważałem ułatwienie zakupu poprzez rozłożenie płatności na niskie raty lub wprowadzenie miesięcznego abonamentu. Jednak ja nie lubię kredytów ani abonamentów i zakładam, że Ty też nie.  Po zastanowieniu pomyślałem, że taka cena i sposób płatności może odstraszyć potencjalnych klientów, a ja mam wizję podboju świata. Moją misją jest chęć wspierania rozwoju kancelarii poprzez usprawnienie pracy i zwiększanie przychodu. Dlatego założyłem, że cena trzech godzin pracy prawnika praktykującego w Warszawie, to odpowiednia cena. Moja stawka godzinowa oscyluje w okolicy 300 PLN, zatem cena brutto to 899 PLN.

Zwróć uwagę, że przygotowanie zajęło mi ponad 350 godzin pracy (wymyślanie, nauka, wdrożenie, testowanie). Pracowałem nad tym rozwiązaniem przeszło dwa lata. Testowałem je w swojej kancelarii, a potem w zespole którym kierowałem. Dało to doskonały efekt. Nadto ponosiłem koszty licencji programów kupionych (często niepotrzebnie), koszt wsparcia  IT, koszty książek i kursów. Wartości mojego czasu nie liczę.

To cena za rozwiązanie, które usprawni pracę całej Twojej kancelarii oraz pomoże Tobie generować wyższe przychody. To wartość jedynie około 3 godziny pracy partnera małej kancelarii. Taniej nic nie znajdziesz.

Instalacja i wdrożenie w trzech krokach:

Krok 1 Zaraz po zakupie na Twoją skrzynkę e-mail otrzymasz instrukcje:

  • jak krok po kroku ustawić Outlooka, żeby wdrożyć schemat bieżącego i automatycznego zapisywania zadań (na podstawie funkcjonalności wbudowanych w Outlooka)
  • jak korzystać z funkcjonalności Outlooka w codziennej pracy (metodyka pracy)
  • jak ustandaryzować opis zadań w kancelarii (zaawansowana metodyka pracy)
  • jak wygenerować listę z zestawieniem czynności dla klientów

Krok 2 Czytając instrukcje, w dwie godziny samodzielnie krok po kroku odpowiednio dostosujesz Outlooka na swoim komputerze.

Krok 3 Zaczynasz codzienną pracę według zaproponowanej metodyki. Czas wdrożenia – wyrobienia nawyku – to około dwa dni.

Gwarancja satysfakcji

90 dni gwarancji satysfakcji. Jeśli moje rozwiązanie nie spełni Twoich oczekiwań i napiszesz do mnie e-mail w ciągu 90 dni od dnia wystawienia faktury, to zwrócę Tobie pełną kwotę. Nie musisz podawać przyczyny. Wystarczy napisać.

Bezpieczeństwo przechowywania danych

 

Jednorazowy niski koszt, bez względu na liczbę użytkowników

 

Opinie użytkowników

Dla mnie rewelacyjna rewolucja. Jedna z zalet: nie muszę „pilnować” tego, co mam do zrobienia. Niejako „przy okazji” ustawiam zadania i nie dość, że nie tracę później czasu na przygotowywanie zestawień, to przede wszystkim praca pilnuje się sama. Wszystko jest też w jednym miejscu: Outlook (nie muszę się przełączać pomiędzy oknami innych programów).

Przed wyjściem z biura jedyne co muszę zrobić to sprawdzić w Outlook listę Zadań (nie e-maili) oznaczonych, jako PILNE. W przypadku, jeżeli nie mam tam Pilnych Zadań wychodzę i nie muszę się zastanawiać: „czy o czymś nie zapomniałem?”, czy jednak „nie będę musiał pójść na pocztę przed godziną 00:00?”. Nie ma PILNYCH =  chwilę możesz odpocząć/np. do jutra 

Dodatkowo nie tracę czasu na szukanie, pośród innych e-maili, „źródła” zlecenia – po prostu otwieram zadanie i ten właściwy email lub kilka e-maili (zależy tylko od Ciebie) tam już jest – nie szukam tylko działam merytorycznie – oszczędzam czas i mogę od razu skoncentrować się na przygotowywaniu odpowiedzi dla klienta.

Zestawienia prac wykonywanych przez wszystkich prawników generuję ze swojego Outlooka.

Polecam.

Piotr Świderski radca prawny 


Ustawienie na komputerze pracy w trybie zadań jest bardzo proste. Zastosowałam się do wskazówek podanych w instrukcji i po dosłownie 10 minutach wszystko było ustawione i prawidłowo działało. System jest prosty i intuicyjny, więc wdrożenie trwało przez kilka pierwszych godzin używania, potem bez problemów korzystałam z „zadań” w codziennym porządku pracy. Przy mailach od wielu klientów, z których jedne są bardziej a inne mniej pilne nie wyobrażam sobie sprawnego poruszania się między zleconymi pracami bez tego systemu pracy z zadaniami.

r. pr. Katarzyna Karska

O mnie w żołnierskich słowach:

Mikołaj Otmianowski

Mikołaj Otmianowski

Radca prawny OIRP WA-9240. Doświadczenie: 8 lat pracy w rozwijającej się warszawskiej kancelarii, którą współtworzyłem; 4 lata prowadzenia własnej kilkuosobowej kancelarii; 1 rok na stanowisku Dyrektor Biura Prawnego Grupy Kapitałowej Polimex-Mostostal. Pasja: brydż sportowy, żeglarstwo i narciarstwo. Zawodowo: Marzy mi się zbudowanie systemu generującego pasywny dochód. E-biznes. solutiodlaprawników.pl jest emanacją moich marzeń.

 

 

 

 


PS – fakturowanie klientów na początku następnego miesiąca


PS1 – automatyczne zwiększenie przychodu kancelarii bez potrzeby pozyskiwania nowych klientów


PS2 – 90 dni gwarancji satysfakcji = 100 % zadowolonych klientów


PS3 – 899PLN z VAT – jednorazowa płatność